Door te werken aan je persoonlijke effectiviteit krijg je meer gedaan in minder tijd. En met beter resultaat! In dit artikel leggen we uit wat persoonlijke effectiviteit nu precies is en delen we tips om het te verbeteren.
Door te werken aan je persoonlijke effectiviteit krijg je meer gedaan in minder tijd. En met beter resultaat! In dit artikel leggen we uit wat persoonlijke effectiviteit nu precies is en delen we tips om het te verbeteren.
Persoonlijke effectiviteit laat zich het best omschrijven als meer resultaat halen door zaken doelgerichter en effectiever aan te pakken. Dit kan je helpen bij je werkzaamheden en het behalen van je doelen op de werkplek, maar ook in je persoonlijke leven kun je hier profijt uit halen.
De manier waarop je communiceert, reageert en handelt beinvloeden je resultaten en plezier in je werkzaamheden. Het liefst wil je zelf de controle blijven houden en je richting kunnen bepalen, maar door externe factoren (zoalsbijvoorbeeld klanten, leidinggevenden en collega’s) komt er veel op je af. Het is daarom belangrijk dat je leert zelfverzeker en assertief te kunnen communiceren.
Jezelf hierin ‘verbeteren’ en je persoonlijke effectiviteit ontwikkelen kan op verschillende vlakken. De belangrijkste onderdelen zijn:
Het is eenvoudiger en veel beter voor je zelfvertrouwen om te kijken naar je kwaliteiten. Waar ben je goed in op je werk? Waar je zwaktes liggen weet je meestal wel en om hier continu de aandacht op te leggen werkt niet motiverend. Iedereen heeft, vaak zonder dat hij er zicht van bewust is, unieke kwaliteiten. De uitdaging is om deze te herkennen en hier verder mee aan de slag te gaan.
Dat betekent niet dat je helemaal niet naar je zwakke punten hoeft te kijken. Als bepaalde vaardigheden essentieel zijn in je werk en je deze niet voldoende vaardig bent dan is het wel degelijk van belang om hier verbetering in aan te brengen. Wees hierin niet te hard voor jezelf en voorkom dat je de lat voor jezelf te hoog gaat leggen. Focus je daarom niet op wat je (nog) niet goed doet, maar vooral op wat je al bereikt hebt.
Als je je doel niet helder voor ogen hebt en er zoveel dingen door je hoofd gaan dat je niet weet waar je moet beginnen, resulteert dit in onrust en een chaotische werkstijl. Om gemotiveerd aan het werk te gaan moet je weten waar je naar toe wilt en wat het doel is dat je wil bereiken.
Maak daarom je doel zo compleet mogelijk met de SMART-methode: Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Voorbeeld 1:
Voorbeeld 2:
Houd altijd je doel tijdens je werkzaamheden voor ogen. Stel je zelf regelmatig de vraag ‘levert deze inspanning een bijdrage om mijn doel te bereiken?’
Keuzes maak je de hele dag door, sommige bewust maar de meeste zul je onbewust maken, zoals bijvoorbeeld: ‘Zal ik koffie gaan halen voor mijn collega’s of wacht ik nog even?’
Over sommige belissingen in je privé of zakelijke leven zul je wat langer na moeten denken. Bijvoorbeeld over het aannemen van een leidinggevende functie in je werk. Is dit wat bij mij past en wat ik echt wil? En wat heeft het aannemen van de functie tot gevolg voor het contact met mijn collega’s.
Beslissingen ben je soms geneigd uit te stellen omdat het maken van keuzes onzekerheid met zich meebrengt en ze definitief kunnen zijn.
Keuzes moet je durven maken. Deze tips zullen je daarbij helpen:
Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk. Wil je dat jouw boodschap goed aankomt en begrepen wordt door je collega’s en je klanten? Dan zul je ervoor moeten zorgen dat je de boodschap helder en duidelij overbrengt zonder dit hier ruimte is voor misvattingen.
De verwachtingen van jou en je gesprekspartner moeten wederzijds op elkaar afgestemd worden. Pas dan komt je bedoeling goed over op je gesprekspartner.
Kenmerken van effectieve communicatie:
Een positief zelfbeeld en zelfvertrouwen zijn kenmerken die een assertief persoon heeft. Iemand die assertief is komt voor zichzelf op, maar houdt hierbij rekening met de relatie met de andere persoon. Iemand die assertief is kan goed uitdrukken hoe hij zich voelt en wat hij wil. Hij bereikt zijn doel zonder daarbij een ander onnodig te kwetsen.
Assertiviteit betekent niet meteen op alles ‘nee’ leren zeggen, maar leren keuzes te maken. Als je weet wat je wilt, is het makkelijker om je eigen mening en belang over te brengen en uit te spreken. Waarbij je wel respectvol blijft over de mening en belangen van een ander.
Als je goed voor jezelf zorgt en opkomt kun je ook makkelijker voor een ander zorgen. Je komt professioneler over en mensen weten wat ze aan je hebben. Assertieve mensen zitten vaak beter in hun vel omdat ze niet bang zijn zich te uiten en zelfvertrouwen hebben. Wees hard op de inhoud maar zacht op de relatie.
Als je je laat leiden door je eigen overtuigingen en aannames, kunnen deze tegen je gaan werken en kunnen ze je grootste vijand worden. Als je uitsluitend vanuit je eigen overtuiging handelt loop je het risico dat je dingen in gaat vullen voor een ander. Daarmee doe je jezelf en de ander te kort. Bovendien is het niet effectief.
Door eens kritisch naar je overtuigingen en aannames te kijken, werk je ook aan je persoonlijke effectiviteit.
Een referentiekader is datgene wat je gebruikt om je ervaringen en ideeen te beoordelen. Je vergelijkt nieuwe dingen in het leven met datgene wat je al kent en zich in jouw referentiekader bevindt. De normen en waarden uit jouw referentiekader, die dus bij jou bekend zijn, gebruik je als een soort maatstaf om een oordeel te vormen over nieuwe dingen.
Je referentiekader wordt gevormd door jouw persoonlijke ervaringen, je opvoeding en de cultuur waar jij onderdeel van uitmaakt. Dat maakt dat iedereen eigen persoonlijk referentiekader heeft. Omdat mensen afkomstig uit dezelfde cultuur veel overeenkomst met elkaar hebben zullen deze referentiekaders veel overeenkomstig hebben. Een referentiekader is daarom in grote maten een collectief gegeven.
Iedereen vraagt zich wel eens af wat anderen van hem denken. Dat is heel natuurlijk. Omdat mensen van nature sociale wezens zijn die graag bij een groep willen horen en aardig gevonden willen worden door anderen. De meeste mensen vullen het antwoord op deze vraag zelf voor anderen in en dat is dan gebaseerd op je eigen overtuigingen. En die worden bepaald van wat je eigenlijk van jezelf vindt, je zelfbeeld dus.
Als je er zelf van overtuigd bent dat je te dik bent bijvoorbeeld zul je ook aannemen dat anderen dat ook van jou vinden. Terwijl zijn misschien een heel ander beeld van dik en dun hebben door hun persoonlijk referentiekader.
Wat jij denkt dat anderen van jou vinden, is wat je eigenlijk van jezelf vindt. Iemand die prestaties leveren ontzettend belangrijk vindt legt zichzelf op zich continue te moeten bewijzen ten op zichten van anderen.
Niet op de toppen van je kunnen presteren voelt dan als falen. Dat kan zijn bij het halen van ‘matige’ cijfers op school, het geven van een minder succesvolle presentatie op het werk of het verliezen met een spelletje van vrienden.
Waarom voel je je dan zo? Omdat je jezelf ziet als een winnaar en dat in eerder genoemde gevallen niet waar kunt maken. Je hebt de overtuiging dat anderen je ook hierop beoordelen. Dat je in de ogen van anderen niet goed genoeg ben, wanneer je niet bovengemiddeld presteert. Je bent continue op zoek naar de waardering van anderen.
Wees je ervan bewust dat jouw overtuigingen niet die van een ander zijn. Vraag jezelf af waarom je denkt dat een ander zo over je zou oordelen. Is dit echt hoe hij er tegen aankijkt of is dit jouw perceptie hiervan? Sta eens stil bij je eigen overtuigingen en wat ze nu precies voor jou en je relaties met anderen betekenen. Laat je niet beperken door je eigen overtuigingen en aannames: leer ze begrijpen, ontkracht ze en leg ze wanneer nodig terzijde.
Communicatie is een belangrijk onderdeel van persoonlijke effectiviteit. We kunnen onderscheid maken tussen verbale en non-verbale communicatie.
Verbale communicatie: een vorm van communicatie waarbij men zich uit met woorden (en-of geluiden). Verbale communicatie kan zowel gesproken als geschreven zijn.
Non-verbale communicatie (ook wel analoge communicatie genoemd): elke vorm van uitwisseling van boodschappen tussen mensen, zonder woorden.
Voorbeelden van Non-verbale communicatie zijn:
Onze huidige technologische omgeving maakt dat wij vaak digitaal communiceren met elkaar. Tegelijkertijd blijkt volgens onderzoek van de Amerikaanse psycholoog Mehrabian dat maar liefst 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal (wat je ziet). Door nonverbale communicatie te observeren, zul je meer informatie krijgen over de gedachten en gevoelens van je gesprekspartner.
Door beide vormen van communicatie op de juiste manier te combineren kun je ervoor zorgen dat je boodschap duidelijk en zonder ruis overkomt op de ander. Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk en relaties.
Goede communicatie is dus één van de belangrijkste thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. Dit zijn de fouten die wij vaak zien:
Om ervoor te zorgen dat je boodschap goed overkomt is het belangrijk om je communicatie af te stemmen op je doelgroep. Wie heb je tegen over je zitten? Welke ‘taal’ spreken ze en wat moeten of willen ze van je weten. Door met je gesprekspartner te ‘levelen’ kun je je boodschap duidelijk en efficienter overbrengen.
Iedereen denkt vanuit zijn eigen perspectief, normen en waarden. Dit gebeurt vaak onbewust maar beïnvloede wel hoe je beoordeelt of bekijkt. Als je je bewust bent van de verschillen in ieders referentiekader komt dit de communicatie ten goede.
Door iemand te overspoelen met informatie ziet hij door de bomen het bos niet meer en zullen er belangrijke dingen tussendoor schieten. Door iemand altijd mee te nemen in je mailcorrespondentie zullen deze op termijn niet of minder goed gelezen worden waardoor de kans bestaat dat belangrijke informatie zoals een uitnodiging voor een vergadering gemist word. Overcommuniceren het hetzelde effect als niet communiceren.
Respect hebben voor elkaar en elkaars mening is de basis van een goed gesprek. Op het moment dat je iemand telkens onderbreekt in een gesprek geef je diegene, waarschijnlijk onbewust, het gevoel dat zijn mening niet telt of belangrijk is. Je oogst wat je zaait. Dus om repect te krijgen van de ander dien je hem met hetzelfde respect te behandelen.
Door naar elkaar uit te spreken wat je van je gesprekspartner verwacht voorkom je een hoop misvattingen achteraf. Om miscommunucatie (‘ja maar ik dacht dat jij’ of ‘ik ben ervan uit gegaan dat’) te voorkomen kun je aan de voorkant je verwachtingen concreet uitspreken.
Niet iedereen spreekt hardop uit wat hij werkelijk denkt. Iedereen heeft wel een collega die in een vergadering akkoord gaat met het op zich nemen van taken maar daarna met zijn ogen rolt en daarmee uitstraalt dat hij dit eigenlijk niet ziet zitten. Lichtaamshouding, mimiek en stemgeluid brengen vaak iemands onderliggende gedachten en gevoel naar boven. Niet voor niets omvat slechts 7% van de communicatie verbale uitingen. Luister dus niet alleen naar je gesprekspartner maar observeer hem ook aandachtig.
Als je echt met inlevingsvermorgen luistert naar iemand zonder meteen zelf te willen reageren, zul je de ander begrijpen. De ander is daarna meestal ook bereid om op dezelfde manier naar jou te luisten waardoor jij ook begrepen wordt. Als we elkaar echt begrijpen, zullen we creatiever worden in het gezamenlijk vinden van oplossingen.
Wil je helder en duidelijk je boodschap overbrengen op de ander, voorkom dan twijfeltaal. Twijfeltaal zorgt ervoor dat je een slag om de arm houdt wat zorgt voor onduidelijkheid en het risico dat je door de ander verkeerd begrepen wordt. Twijfelwoorden zijn bijvoorbeeld toevoegingen als ‘in principe’, ‘misschien’, ‘een beetje, ‘eventueel’. Door dit soort woorden weg te laten kom je steviger over en kun je duidelijker je punt overbrengen.
Timemanagement draait om het om meer voor elkaar te krijgen in de tijd die je beschikbaar hebt om zo de kwaliteit van je werk en leven te verhogen. Een zeer belangrijk onderdeel van persoonlijke effectiviteit!
Een goede planning maken helpt je de dag door. Door iedere dag voorafgaande aan je activiteiten te starten met het overzichtelijk maken van je werkzaamheden en deze op een actielijst te zetten met een realistische tijdsinschatting creeer je rust en overzicht voor jezelf.
Begin bij de belangrijkste doelstellingen die je deze dag wilt behalen. Wat zijn je 3 belangrijkste tagen die dag? Maak een inschatting van de benodigde tijd die je (realistisch gezien) voor iedere actie nodig hebt en schrijf dit op! Plan hierbij ook de nodige vrije tijd in voor pauzes en mogelijk onverwachten vragen of opdrachten die tussendoor komen.
Ondanks je gemaakte planning zijn er natuurlijk altijd vragen of verzoekjes van klaten of collega’s die in de loop van de dag op je af komen die erg belangrijk zijn voor anderen. Natuurlijk wil je collega’s helpen maar vergeet hierbij niet het belang van je eigen die taken die dag. Om goed in te kunnen schatten welke taken belangrijker zijn kan de prioriteitenmatrix van Eisenhouwer je helpen door taken in te delen in 4 categorieën.
Iedereen is geneigd die vervelende klus uit te stellen en eerst aan leukere of makkelijkere taken te beginnen. De kunst is om jezelf te dwingen die vervelende taak juist al eerste aan te pakken. Dan wordt je dag daarna alleen nog maar leuker en voorkom je uitstelgedrag wat een hele grote tijdrover is.
Zorg ervoor dat je je beschikbare tijd inzichtelijk hebt. Bekijk hoeveel geplande taken je hebt. Als het aantal ongeplande taken de overhand begint te krijgen zul je hier actie op moeten ondernemen.
Misschien ben je te behulpzaam voor collega’s en vind je het moeilijk om nee te zeggen. Wees eerlijk en duidelijk naar mensen wat voor jou haalbaar is en geef aan dat je best bereid bent te helpen maar niet in het tijdsbestek die zij vragen op dat moment. Je stelt je zo assertief op, wat nodig is om je tijd te bewaken op een hectische dag. Als je (te) veel belangrijke taken op een dag hebt leer dan om bepaalde taken naar anderen te delegeren.
Meer (belangrijke) taken dan tijd in je dag? Dan zul je toch echt ‘nee’ moeten leren zeggen! Zo doe je dat.
Een persoonlijk plan van aanpak helpt je om van de huidige (niet effectieve of te drukke) situatie te komen naar een gewenste werkbare situatie.
Om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen gaan we gebruik maken van doelstellingen die SMART geformuleerd moeten worden. De uitleg hiervan vind je eerder in dit artikel.
In de praktijk aan de slag met persoonlijke effectiviteit, communicatie of timemanagement? IPV Training & Advies biedt verschillende trainingen aan. Deze trainingen zijn klassikaal te volgen op verschillende locaties in Nederland, kunnen incompany bij jouw bedrijf gegeven worden of kunnen online gevolgd worden via een virtual classroom.
Training persoonlijke effectiviteit
Weet je vaak na afloop pas wat je eigenlijk had willen zeggen en hoe je had willen reageren? Ga je soms lastige situaties uit de weg en vind je het moeilijk je grenzen aan te geven? In de training persoonlijke effectiviteit leer je met meer vertrouwen assertiever en ontspannen te communiceren.
Training effectief communiceren
Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk. Wil je dat jouw boodschap goed aankomt en begrepen wordt door je collega’s en je klanten? Schrijf je dan in voor de training effectief communiceren!
Training timemanagement
Je dreigt je werkzaamheden weer niet af te krijgen en je prioriteitenlijstje van vandaag moet je wéér doorschuiven naar morgen. Herken je dat? Wil je meer grip krijgen op je tijd, op een manier die bij jou past en die jij vol kunt houden? Schrijf je dan in voor de training timemanagement!
Communicatie & Persoonlijke Effectiviteit
De ideale werk-privébalans? 10 tips voor werknemers en -gevers
Communicatie & Persoonlijke Effectiviteit
Emoties op het werk: negeren of bespreken?
Communicatie & Persoonlijke Effectiviteit
Eerste hulp bij altijd aanstaan – De praktische podcast van IPV Training & Advies
Vraag nu gratis en vrijblijvend onze nieuwsbrief aan! Laat je inspireren door interessante artikelen, whitepapers en de nieuwste informatie over onze trainingen en opleidingen.
073 80 01 800