24 november 2019

Binnenkort staan de jaargesprekken weer op de agenda. Een uitgelezen kans voor leidinggevenden en medewerkers om de persoonlijke ontwikkeling en werkrelatie een boost te geven. Dat wordt niet altijd zo beleefd.

Veel mensen ervaren die gesprekken als een rituele dans en een manier om targets opgelegd te krijgen. Hoe kan zo’n gesprek een constructief gesprek worden waar beiden met tevredenheid instappen en uitkomen? Dat beiden de ervaring hebben dat er aantrekkelijke plannen zijn gesmeed, knopen doorgehakt en dat het bijdraagt aan echt verder komen met elkaar? Want daar draait het om in een jaargesprek.

Ben je wollig of kort door de bocht?

Je kent ze wel: de gezellige praters die beeldend vertellen, maar op den duur gaan irriteren. Dezelfde ergernis roept de aarzelende leidinggevende op die niet tot de kern komt. Heb jij veel woorden nodig, de neiging om wollig te praten of ben je te kort door de bocht? Kijk de kunst eens af bij mensen die concreet en helder zijn in hun gesprekken. Ze bieden structuur en scheiden hoofd- van bijzaken. Ze formuleren concreet, persoonlijk en vertellen duidelijk wat er gezegd moet worden. Zij weten dat de relatie er niet beter op wordt door iets niet te zeggen of te verpakken in een uitgebreid verhaal.

Neem sturing en regisseer

Weet wat je wilt zeggen, en zeg dat begrijpelijk en onverbloemd. Dat is niet altijd even gemakkelijk. Praten over planningszaken is andere koek dan praten over de ambitie van je medewerker. Soms reikt die ambitie verder dan de mogelijkheden binnen het bedrijf. Herken je dit? Hoe belangrijker of gevoeliger het onderwerp van een gesprek is, hoe meer je er tevoren over nadenkt. In zo’n gesprek met jezelf is het de kunst om niet allerlei ‘beren op de weg’ te zien. De uitkomst van dit persoonlijk denkproces zou juist moeten gaan over hoe je zelf sturing en regie neemt over wat je wilt zeggen, hoe je het wilt zeggen en wat je wilt bereiken.

Complimenteren en pijnpunten benoemen

Leidinggevenden gaan zuinig om met complimenten. Dat zit niet zo in onze nuchtere Nederlandse aard. Maar een compliment geven kost geen moeite en heeft een groot effect. Met een compliment laat je weten dat je de ander ziet en waardeert. Bovendien motiveert het geven en ontvangen van welgemeende complimenten direct. Het ligt anders bij gevoelige onderwerpen of ongewenst nieuws. Denk aan het mislopen van promotie, geen contractverlenging, uitblijven van salarisverhoging, of kritiek op stijl van kleding en uitstraling. Bij deze gespreksonderwerpen spelen emoties per definitie een rol. Wees tactvol. Ga na wat je eigen aandeel is bij de lastige onderwerpen die je bespreekbaar wilt maken. Misschien spelen je eigen normen en waarden een rol of heb je onuitgesproken verwachtingen.

Tips voor een gesprek voeren bij lastige onderwerpen:

  • Leg bij het begin van het gesprek je gedachten en gevoelens op tafel over wat je gaat zeggen. ‘Dit vind ik lastig, maar ik zeg het toch omdat ik een goede samenwerking belangrijk vind’.
  • Geef aan wat je opvalt, wat dit voor je betekent en wees niet bang om vragen te stellen. Meestal vinden we het moeilijk om persoonlijk en concreet te worden, maar dat is wel het meest duidelijk en eerlijk. De gesprekspartner weet waar hij aan toe is: ‘Ik zie of hoor in vergaderingen nooit dat jij een voorstel wilt uitwerken. Dat stoort me. Dat vind ik niet collegiaal’.
  • Benoem de veranderingen die je graag ziet: ‘Ik vind het fijn als jij ook een keer aanbiedt om een klus op te pakken’.
  • Vraag of de ander dit herkent en onderzoek waarom de ander zich niet aanbiedt. Verken met elkaar welke mogelijkheden er zijn om dit wel te realiseren. Maak hierover een afspraak met elkaar.

Spreek duidelijke taal

Jargon gebruiken lijkt gemakkelijk maar dat is het niet. In een gesprek waarin we afspraken maken over resultaten en ontwikkeling zorgt jargon er juist voor dat we de dingen vaag houden. Want wat bedoel je precies met ‘ondernemender zijn’, ‘je competenties versterken’ of ‘effectiever zijn in het werkoverleg’. Moet de medewerker dan sneller werken, taken niet meer doen of juist wel oppakken? Zorg er voor dat jullie concrete afspraken maken over het gewenste gedrag.

En tot slot. Zorg er voor dat je elkaars taal spreekt. Probeer aan te sluiten op het woord- en taalgebruik van de ander, maar houd ook rekening met andermans omstandigheden. Denk aan andere achtergrond, andere studie, andere kennis en ervaring, andere plek waar je bent opgegroeid, ander geloof, andere moedertaal, andere sekse en andere overtuigingen. Er zijn geen bedrijven en werksituaties waar deze verschillen niet zijn. Om elkaar beter te begrijpen en elkaars taal te kunnen spreken is het nuttig om het juist daar over te hebben met elkaar.

Deze blog is een bewerking van het hoofdstuk ‘ Man en paard noemen’ uit het boek ‘Gesprekken die werken; impact met een goed gesprek.

Auteurs: Ineke van den Berg en Tineke Kanters