Maatwerkafspraken op de werkvloer. Hoe doe je dat?

25 september 2017

De behoefte aan persoonlijke afspraken in het werk wordt steeds groter en normaler. Nieuwe generaties rekenen er sowieso op dat dit mogelijk is. Maar ook voor de wat oudere generatie zijn persoonlijke afspraken belangrijk om vitaal en gemotiveerd inzetbaar te blijven. Bovendien kan een organisatie met ruimte voor persoonlijke afspraken over inzet en ontwikkeling zich onderscheiden van andere organisaties. I-deals raken meer en meer bekend en hebben een positieve uitwerking op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Wat zijn i-deals

I-deals zijn individuele persoonlijke afspraken tussen de leidinggevende en de medewerker over werkinhoud, ontwikkeling, flexibiliteit of beloning. De afspraken hebben tot doel verbinding te maken tussen wat het werk biedt en wat de medewerker graag wil. Ze komen vrijwillig tot stand en zijn ‘win-win-win’. Ze dienen het belang van de organisatie, van de medewerker en moeten acceptabel zijn voor collega’s.

Hoe komen i-deals tot stand

I-deals komen tot stand in een dialoog tussen de medewerker en de leidinggevende. Kenmerkend van een dergelijk dialoog is de gelijkwaardige opstelling van leidinggevende en medewerker en een goede balans tussen inhoud en emotie ( Gratton & Ghoshal, 2002). Samen verken je de mogelijkheden en kom je tot een oplossing waar ieder belang bij heeft. I-deals die mensen uitdagen om zich te ontwikkelen hebben de meeste impact op de inzetbaarheid van mensen. Dat geldt in mindere mate voor i-deals die mensen ontzien. De precieze inhoud van een i-deal kan per persoon verschillen, maar het proces van i-deals sluiten dient voor iedereen gelijk te zijn. Is de procedurele rechtvaardigheid onvoldoende dan ligt vriendjespolitiek en voortrekkerij op de loer.

I-deals inzetten loont

Uit onderzoek (TNO 2012) blijkt dat het sluiten van i-deals over werktijden en ontwikkeling de organisatie-uitkomsten positief beïnvloeden. Organisaties waarin leidinggevenden meer maatwerk in werktijden bieden scoren hoger op bedrijfsprestaties en lager op ziekteverzuimpercentage dan organisaties waar die ruimte minder wordt benut. Voor de betere benutting van maatwerkruimte voor ontwikkeling/scholing geldt dat die organisaties hoger scoren op bedrijfsprestaties en lager op het vrijwillig personeelsverloop.

Aanbevelingen voor de praktijk

Vier aanbevelingen om vanuit HR én op de werkvloer aan de slag te gaan met de inzet van i-deals.

• Werk aan een organisatiecultuur waarin leiding en HR-adviseurs niet bang zijn om uitzonderingen te maken voor persoonlijke wensen en behoeften van mensen. Dit is een belangrijke randvoorwaarden om met i-deals te werken.
• I-deals vragen om creativiteit om binnen de institutionele grenzen voor alle leeftijdsgroepen ruimte te maken voor persoonlijke maatwerkafspraken. Ken de grenzen en onderzoek de mogelijkheden.
• Stimuleer en faciliteer leidinggevenden om de ruimte op te zoeken voor maatwerkafspraken en peil ook de behoeften aan maatwerkafspraken bij je werknemers.
• De eerste win-wins zijn te behalen met i-deals ten aanzien van werktijden en ontwikkeling. Deze kennen in het TNO onderzoek de meest gunstige relaties met organisatie-uitkomsten. Concrete werktijd i-deals kunnen gaan over flexibele begin- en eindtijden van de werkdag of andere roosters die beter passen bij ieders individuele wensen. Ontwikkeling i-deals hoeven niet alleen te gaan over formele scholing en training; ook individuele wensen met betrekking tot coaching krijgen of coaching bieden is een manier waarop werknemers zich ook horizontaal kunnen ontwikkelen.

Voorbeelden van i-deals in Nederland ( uit de whitepaper I-deals in Nederland: inventarisatie door Factorvijf.

Omschrijving van de i-deal	Win voor de organisatie	Win voor de medewerker
Mijn collega bij de bakkerij stapte op en er ontstond een vacature die bijna identiek is aan mijn eigen functie. Alleen doe ik nu veel machinaal werk wat niet mijn ding is. Mijn leidinggevende vond het goed dat ik mijn taken aan de bakmachine ruil voor de verkooptaken uit de vacature. Een andere vacature is het resultaat. De heringerichte vacature voor operator aan de bakmachine kon snel worden ingevuld door een langdurig werkloze.	Gemotiveerde werknemers en een goedkopere functie. Bijdrage aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.	Mijn werk is leuker geworden
Wij hebben een teamdeal. We zijn een productieteam van een meubelfabrikant. Op hete dagen is het bij ons binnen bloedheet. Dan mogen we een tropenrooster werken: twee uur eerder (om 6 uur ’s ochtends) beginnen en twee uur eerder naar huis.	Ons bedrijf heeft hierdoor geen productieverlies.	Wij hoeven niet zo lang in de snikhete hal te werken. En het heeft ook iets: zo vroeg beginnen. Dat creëert saamhorigheid .
Ik volg een studie omdat ik geen nachtdiensten meer kan draaien. Ik heb omscholing nodig. Door nu al mee te draaien met een project op een andere afdeling in de lijn van mijn opleiding, doe ik alvast werkervaring op en vergroot ik mijn kansen om in het nieuwe vakgebied aan de slag te kunnen.	Juiste mens op juiste plaats krijgen. Daardoor meer arbeidsvreugde, minder angst om te bewegen en uiteindelijk minder (grijs) ziekteverzuim.	Nieuw toekomst-perspectief, bouwen aan vertrouwen in nieuwe werk-zaamheden, kennis opdoen en ervaring in nieuw werkveld.
Naast mijn eigen werkzaamheden heb ik ruimte voor stagemoge-lijkheden gekregen bij een ander bedrijfsonderdeel	Mijn organisatie krijgt zo een medewerker die op termijn door kan stromen naar een functie die bij zijn niveau past.	Ik krijg de kans om me verder te ontwikkelen vanuit mijn huidige functie.
Ik heb een deel van mijn taken mogen afstoten aan collega’s om tijd vrij te maken voor een groter tijdelijk project.	De organisatie heeft de juiste persoon op het project en ik ben bijzonder gemotiveerd om van deze combinatie een succes te maken. Later doe ik, als dat wordt gevraagd, iets dergelijks terug voor een collega.	Ontwikkelmogelijkheid
Ik kon, in de tijd van mijn baas, een heftruckcertificaat behalen terwijl ik dat niet nodig heb voor mijn functie.	Overstap van mijn huidige functie naar een andere baan, intern of extern, wordt nu meer mogelijk.	Ik heb straks nieuwe loopbaankansen.

Inspiratiebronnen

Aukje Nauta beschrijft in haar boek ‘Tango op de werkvloer’ hoe en waarom i-deals kunnen bijdragen aan de inzetbaarheid van mensen.

Christel van de Ven deed onderzoek aan de Universiteit van Amsterdam naar de i-deals die mensen in Nederland sluiten en de effecten ervan op hun duurzame inzetbaarheid www.innovatiefinwerk.nl/publicaties/whitepaper-i-deals.

Luc Dorenbosch e.a. TNO I-Deals in Nederland: welke werkgevers sluiten ze en wat kan het hun opleveren? Tijdschrift voor HRM2 – 2012.