12 april 2023

Onboarding is het proces om nieuwe medewerkers in te werken en zich snel thuis te laten voelen bij hun nieuwe werkgever. Met een goede onboarding zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker elke keer positief bevestigd wordt in zijn keuze om bij jouw bedrijf te gaan werken. De nieuwe collega voelt zich zo sneller verbonden met de organisatie, is sneller productief en wordt een ambassadeur van de organisatie.

De klassieke 4C’s van een onboardingsproces

In een succesvol onboardingsprogramma besteed je in elk geval aandacht aan 4 c’s. Maar wat zijn die C’s dan? En belangrijker: wat kun je ermee?
De 4’C’s die Talya Bauer – tegenwoordig hoogleraar Management en Werkgelegenheid aan de Portland State University – in 2010 introduceerde, zijn:

  1. Compliance
  2. Clarification
  3. Culture
  4. Connection

Tegenwoordig spreekt men zelfs over 6 C’s: Bauer voegde er nog “confidence” en “checkback” aan toe.

De visie van IPV Training & Advies op het inrichten van het onboardingsproces

Zoals je van ons gewend bent, kozen wij een praktische vertaling van de C’s. Trainers Joske Hindriks en Megan van der Velden verwerkten ze in 4 unieke bouwstenen waarmee je een onboarding proces kunt samenstellen. Wat onze aanpak is? Dat lees je hieronder!

Bouwsteen 1: Praktisch

De C van Compliance (beleid en regels) vertaalden wij in de Bouwsteen Praktisch:
wat is er nodig om een medewerker aan het werk te zetten? Denk aan het invullen van een loonheffingsformulier tot het klaarzetten van accounts en het beschikbaar stellen van hulpmiddelen als een laptop of bedrijfskleding.

Iedereen maakt het wel eens mee: je start je eerste werkdag en dan blijkt dat je account nog niet klaar is. Of dat je werkplek nog niet af is. Dat de juiste formulieren er nog niet zijn.

Hoe de praktische zaken geregeld zijn zegt veel over de manier waarop nieuwe medewerkers welkom zijn en over de manier van werken binnen de organisatie. Daarmee zet je de toon!

Bouwsteen 2: Sociaal

In de bouwsteen Sociaal besteden we aandacht aan zowel de C van Culture als de C van Connection.

Sociale verbinding is de belangrijkste factor om een (nieuwe) medewerker te binden en te behouden. Tijdens de onboarding kun je die verbinding al tot stand brengen vanaf het moment dat iemand ‘ja’ heeft gezegd tegen de baan.

Tussen het aannemen van de nieuwe medewerker en de eerste werkdag zit meestal een periode waarin de nieuwe collega zijn of haar baan gaat opzeggen en anderen vertelt over de nieuwe baan. Als er dan nog geen verbinding is met de nieuwe werkgever, kan er twijfel ontstaan bij de medewerker of hij of zij wel de juiste keuze heeft gemaakt. Blijf daarom in contact met de nieuwe collega. Nodig hem of haar uit voor een personeelsuitje, stuur een bos bloemen en bel even om te checken of er vragen zijn.

Tijdens de hele onboarding wil je dat iemand zich elke keer bevestigd voelt in zijn keuze om bij jouw organisatie te gaan werken. En ook na de onboarding blijft verbinding essentieel. Een betrokken medewerker voelt zich begrepen, verbonden en veilig en zal minder snel de organisatie verlaten dan als die verbinding er niet is. Wat ook goed werkt is om de nieuwe medewerker te koppelen aan een buddy.

Bouwsteen 3: Strategisch

De bouwsteen Strategisch is onze vertaling van de C van Clarification (helderheid over de functie, rol en taken).
Met deze bouwsteen besteed je aandacht aan de missie en visie van de organisatie, de inrichting van de organisatie en de positie van de functie van de nieuwe medewerker in de organisatie. Ook maak je helder hoe de functie er inhoudelijk uitziet en wat er van de nieuwe collega verwacht wordt.

Uit onderzoek blijkt dat bijna 50% van de medewerkers geen duidelijkheid heeft over hun rol op het werk. Terwijl werknemers die wél rolduidelijkheid hebben 53% efficiënter zijn en 27% effectiever. 75% van de werknemers met een duidelijk begrip van hun rol is gepassioneerder over hun werk en haalt er meer voldoening uit (onderzoek Effectory).

Alle reden dus om helderheid te geven over de rol en taken van de medewerker en de verwachte prestaties. En dat niet alleen: het is ook essentieel om te vertellen wat collega’s uit het team doen en welke processen er zijn. Dit zorgt voor meer vertrouwen tussen de collega’s en in het werk.

Bouwsteen 4: Evaluatie

Onze vierde bouwsteen is Evaluatie (checkback). Vraag regelmatig of nieuwe medewerkers alles nodig hebben om hun werk met plezier te doen. Of ze hun weg kunnen vinden in de organisatie en of hun taken en werkzaamheden duidelijk zijn. Maar ook hoe ze de onboarding ervaren en wat er anders kan. Zo kun je tijdig bijsturen en andere nieuwe collega’s nog beter begeleiden in hun onboarding.

De bouwstenen zijn een middel om te komen tot vertrouwen (Confidence) bij de medewerker. Je bouwt op een creatieve manier aan de bouwstenen en legt zo de basis voor een langdurige werkrelatie. Aandacht besteden aan de C’s of liever, de bouwstenen van het onboarding proces kost tijd en inspanning, maar is ook cruciaal om nieuwe medewerkers te behouden.

Zelf aan de slag met het onboaringsproces?

Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag met onboarding en weet je niet goed hoe te beginnen? Onze nieuwe training Onboarding helpt je daarbij. Tijdens de training ontwikkel je een onboarding programma dat past bij jouw visie en jouw organisatie en maak je zelfs al een begin met de implementatie ervan.

Wil je meer collega’s betrekken bij de onboarding? We geven deze training ook als maatwerk incompany training. Neem voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek contact op met onze studieadviseurs via 073 – 80 01 800.