Alles wat je wilt weten over projectmanagement

Met projectmanagement bedoelen we het beheren en in goede banen leiden van een project. Meestal binnen een bedrijf. Dat verschilt nogal van normaal management. Als beginnend projectmanager leer je in dit artikel wat je moet weten over projectmanagement.

Wat is een project?

Voordat we je over projectmanagement gaan vertellen, is het eerst belangrijk om helder te hebben wat een project nu eigenlijk is.

Betekenis en uitleg

Een project is een reeks taken en activiteiten waarmee een doel behaald wordt. Deze taken worden door teamleden met verschillende specialismen uitgevoerd en moeten binnen een bepaalde tijd en budget afgerond worden. Het project is een succes wanneer vooraf opgestelde doelstellingen behaald zijn, binnen de gestelde grenzen.

Voorbeelden van projecten

• Onderzoek en implementatie van een nieuwe machine in de fabriekshal
• Nieuwe app ontwikkelen voor de buitendienst
• Onderzoek naar de wensen van autobezitters in Friesland
• Marketingplan opstellen voor een nieuw soort drinkyoghurt
• Kerstfeest organiseren voor een autobedrijf
• Nieuw gebouw ontwerpen voor senioren
• Tentoonstelling organiseren voor lokale kunstenaars
• Reorganisatieplan opstellen voor een groeiend bedrijf

Onderdelen van een project

Een project bestaat doorgaans uit zes onderdelen.

1. Doel – Wat er gedaan, gemaakt of opgeleverd gaat worden.
2. Tijd – Wanneer het project van start gaat en opgeleverd moet worden.
3. Kosten – Het budget waarbinnen het doel gerealiseerd moet worden.
4. Scope – Afbakening van het project. Wat er wel en niet gedaan wordt.
5. Kwaliteit – Lijst van eisen waaraan het resultaat getoetst wordt.
6. Betrokkenen – Wie is waar verantwoordelijk voor.

Wat is projectmanagement?

Nu je weet wat een project is, gaan we door naar het hoofdonderwerp van dit artikel: projectmanagement.

Betekenis en uitleg

Met projectmanagement (ook wel projectbeheer) bedoelen we de planning, organisatie en controle van een project. Het beheer van een project dus.

Dit wordt uitgevoerd door de projectmanager. Hij of zij zorgt dat de start, uitvoering en afronding van het project in goede banen verloopt en bewaakt de scope, kwaliteit, kosten en tijd. Ook verzorgt de projectmanager de communicatie met alle betrokkenen.

Anders dan bij normaal management, is projectmanagement geen doorlopend proces. Er is een duidelijk begin- en eindpunt en een concreet resultaat.

Voordelen van projectmanagement

• Duidelijke planning – Alle betrokkenen weten hun taken en wanneer verwacht wordt dat ze iets opleveren. Dit helpt om de voortgang te controleren en bij te sturen waar nodig.
• Realistisch budget en oplevertijd – Door een goede inventarisatie is het vooraf duidelijk hoeveel het project kost en wanneer het opgeleverd kan worden. Daarbij wordt (zo goed mogelijk) rekening gehouden met onverwachte kosten en tegenslagen.
• Betere samenwerking en kwaliteit – Het selecteren en samenbrengen van de juiste mensen is onderdeel van projectmanagement. Daarbij is het mogelijk om mensen samen te brengen die de vaardigheden bezitten om de taken naar wens uit te voeren en die goed op elkaar ingespeeld zijn.
• Kwaliteit bewaken  – Door het einddoel op te delen in losse taken en resultaten, ontstaat de mogelijkheid om tussendoor de kwaliteit te blijven toetsen en eventueel te verbeteren. Zo blijft de kwaliteit van het eindproduct verzekerd.
• Steeds een beetje beter – Projectmanagement is geen exacte wetenschap. Door onverwachte gebeurtenissen en tegenslagen kan de planning van een project vertraagd worden. Maar zaken kunnen ook gemakkelijker gedaan worden dan vooraf gedacht. Uit elk project trek je lering, waardoor het volgende project beter ingeschat kan worden.

Rollen binnen een project

Een project wordt meestal niet door één iemand uitgevoerd. Bij een project binnen een bedrijf zijn meestal deze mensen betrokken:

1. Opdrachtgever – Organisatie die de opdracht heeft uitgezet. Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar die het ontwerp van een serie nieuwbouwwoningen heeft uitbesteed aan een architectenbureau.
2. Contactpersoon – Persoon die vanuit de organisatie verantwoordelijk is gesteld om het project te begeleiden. Behoudt contact met de projectmanager en controleert deliverables. Bij kleine ondernemingen is dit vaak de directeur, bij grotere organisaties een manager.
3. Projectmanager – Contactpersoon voor de klant en leider van het projectteam. Deze persoon is verantwoordelijk voor een goed verloop van het project. Verzorgt de planning, doet de communicatie en bewaakt de deadline(s), deliverables, kwaliteit en scope van het project.
4. Teamleden – Specialisten die de taken uitvoeren waaruit het project bestaat. Bij het bouwen van een woning zijn dit bijvoorbeeld timmermannen, installatiemonteurs, stukadoors, elektriciens, enzovoort.
5. Externe specialisten – Wanneer niet alle benodigde kennis of vaardigheden aanwezig zijn, worden externe specialisten betrokken om bepaalde taken uit te voeren.

Uit welke fases bestaat een project?

Meestal bestaat een project uit deze vijf fases.

1. Inventarisatie – De projectmanager onderzoekt de haalbaarheid van het project. Hij of zij bepaalt welke teamleden (en externen) nodig zijn om het project uit te voeren. In samenspraak met de opdrachtgever wordt de scope van het project bepaald.
2. Projectplanning – Op basis van de inventarisatie maakt de projectmanager een tijdlijn van start tot eind. Daarin worden het budget, de deliverables, de scope en het eindresultaat vastgelegd. Eventuele tussenstappen worden toegevoegd voor deelopleveringen.
3. Uitvoering – Meestal begint de uitvoerende fase met een kick-off moment waarbij informatie met alle betrokkenen gedeeld wordt. Vervolgens gaan de betrokken personen aan de slag. De taken en volgorde worden aangehouden zoals omschreven in de projectplanning. Tijdens de uitvoerende fase controleert de projectmanager de werkzaamheden en communiceert met de opdrachtgever. Er vinden regelmatig meetings plaats om de voortgang te bespreken en eventuele deliverables of deelprojecten te presenteren.
4. Oplevering – Wanneer de onderdelen, deelprojecten en/of het eindproduct zijn afgerond, wordt het project beëindigd. Soms gaat dit gepaard met een feestelijke afsluiting.
5. Evaluatie – Voordat teamleden aan de slag gaan met een nieuw project, komt het team nog één keer bij elkaar om de samenwerking te bespreken. Wat ging goed en wat kan de volgende keer beter?

Verschillende methodes voor management van projecten

Er zijn veel verschillende technieken en methodes om een project te managen. Hieronder noemen we drie bekende vormen van projectmanagement.

1. Watervalmethode

Het project wordt opgedeeld in deelprojecten die één voor één worden afgerond en opgeleverd. Na elke deelproject vindt goedkeuring plaats van de opdrachtgever. Eventuele aanpassingen worden gemaakt voordat het team naar het volgende deelproject gaat.

Dit is een goede methode om te gebruiken bij simpele projecten met een laag risico, waarbij de uitkomst van tevoren vaststaat en er geen harde deadline is.

2. Scrum

Geen lange onderzoeksfase, maar direct aan de slag. In korte ‘sprints’ (vooraf vastgestelde tijdsperiode) van één tot vier weken ontwerpt het projectteam een product. Tijdens de volgende sprints wordt dit product steeds verder verfijnd en vindt bijsturing plaats. Na het afgesproken aantal sprints is het project af en wordt het eindproduct opgeleverd.

Scrum wordt onder andere gebruikt bij de ontwikkeling van software. In eerste instantie ontwerpt men  een ruw prototype welke  steeds verder wordt verfijnd. Zo is de techniek al in een vroeg stadium bruikbaar en worden gebruikerstesten uitgevoerd. Op basis van de resultaten worden direct aanpassingen gemaakt. Dat is efficiënter dan pas testen wanneer het product al helemaal af is.

3. Kritieke-pad methode

De kritieke-pad methode lijkt op de waterval-methode, maar is toch net anders. Taken worden onderverdeeld in kritiek en niet-kritiek. Een kritieke taak moet eerst afgerond worden, voordat door gegaan wordt naar de volgende. Bij niet-kritieke taken is dat niet het geval. Zo wordt onnodige vertraging vermeden en focus behouden.

Deze methode wordt bijvoorbeeld in de bouw gebruikt. Nadat de grondwerken gedaan zijn, wordt aan de metselwerken begonnen en daarna het dak. Een andere volgorde is niet mogelijk. Maar het aanleggen van de tuin kan op verschillende momenten.

Extra aandacht voor verwachtingsmanagement

Zelfs als het product op tijd en binnen budget is opgeleverd, kan het gebeuren dat de klant niet tevreden is met het eindresultaat. Dit komt vaak voort uit verkeerde verwachtingen vooraf en is voor beide partijen niet prettig. Het managen van verwachtingen is voor elke projectleider een essentiële vaardigheid.

Valkuilen bij projectmanagement

Uit onderzoek van het Project Management Institute blijkt dat slechts 26% van alle projecten succesvol wordt afgerond. Dat is heel weinig! Slechte communicatie, te weinig planning, verkeerde tools en onvoldoende aandacht voor details zijn grote boosdoeners.

Hoe word je (de beste) projectmanager?

Projectmanagement leer je door het veel te doen. Je eigen inzichten en opgedane kennis, maar ook de evaluatie achteraf met je teamgenoten en opdrachtgever, zorgen ervoor dat elk volgend project efficiënter verloopt.

Maar een goede voorbereiding is het halve werk. Om een vliegende start te maken en waardevolle inzichten en kennis op te doen, is het slim om een training te volgen.

• Cursus Projectmanagement – Leer de basiskennis voor het managen van projecten. Van structuur en fasering binnen projecten, tot het opstellen van een projectplan en de communicatie met betrokkenen.
• Training Leidinggeven aan projecten – Voor (beginnende) projectleiders die meer kennis en inzicht in de aanpak van projectmatig werken willen en hun teamleden effectiever willen aansturen.
• Training Aan de slag met Scrum – Ontdek wat de scrum methode inhoudt, hoe je geschikte projecten herkent en hoe je deze moderne projectmanagement methode introduceert binnen jouw organisatie.
• Training Stakeholder management: effectief beïnvloeden – Heb je in jouw projecten met verschillende stakeholders te maken? Vind de juiste balans tussen resultaatgerichtheid en relatiegerichtheid werken en leer hoe je effectief omgaat met stakeholders in jouw project.
• Training Communicatie in en rond projecten – Relevant voor alle projectbetrokkenen: projectleiders, projectmedewerkers, leidinggevend monteurs en meewerkend voormannen. Verbeter de communicatie en daarmee de samenwerking binnen projecten.

Veelgestelde vragen over projectmanagement