Halverwege de eerste dag van de training Leidinggeven aan projecten gaat een hand omhoog. ‘Maar wat nu als mijn projectleden zich niet aan de afspraken houden?’, vraagt Dennis. Goede vraag. Gelukkig weet trainer Ingrid Koek precies wat je in zo’n situatie doet.
In een project volgen taken elkaar vaak op. Wanneer de ene is afgerond, kan vaak pas aan de volgende begonnen worden. Wanneer één projectlid zich niet aan de afspraken houdt, kan het hele project daardoor vertraging oplopen.
Meestal geen onwil
Het niet houden aan afspraken, is meestal geen onwil. Medewerkers hebben naast hun rol in het project ook hun ‘gewone werk’ of nog taken in andere projecten. En dat kan soms tot teveel werk voor dat moment leiden. Doordat ze teveel te doen hebben, komen ze niet toe aan hun taken binnen het project.
Voorkomen is beter dan genezen
Bij de start van een project is iedereen enthousiast en worden de wildste plannen besproken. De vaste werkdruk wordt voor het gemak even vergeten. Daarnaast zijn leidinggevenden niet altijd even enthousiast over het project. Het slokt namelijk een deel van de beschikbare tijd op.
Om te voorkomen dat afspraken niet nagekomen worden, is het slim om als projectleider vooraf heldere afspraken te maken met de projectmedewerkers en hun leidinggevenden. Zorg dat ze akkoord zijn en stem bijvoorbeeld een vast dagdeel af dat bestemd is om aan het project te werken.
Maak daarnaast heldere afspraken met projectleden over de taken die gedaan moeten worden. Vraag hoe iemand een taak gaat aanvliegen en hoelang hij of zij er mee bezig verwacht te zijn. Met die informatie kun je een realistische projectplanning maken.
Ga het gesprek aan
Maar wat als werkdruk niet het probleem is? Als iemand er gewoon geen zin in lijkt te hebben of de taak niet aandurft? Om herhaling te voorkomen, ga je op stimulerende en motiverende wijze het gesprek aan. Volg daarbij deze vier stappen.
1. Benoem het gedrag zo concreet mogelijk en zonder oordeel
Neem het betreffende teamlid apart, of maak het bespreekbaar in de groep. Je voelt zelf wel aan wat beter is. Benoem op een rustige manier de taak die niet uitgevoerd is. Wees niet belerend en vraag niet waarom een bepaalde taak niet gedaan is, maar stel gewoon een feit vast. Bijvoorbeeld zo:
● “We hadden afgesproken dat je deze taak vandaag af zou hebben, zodat we de volgende stap kunnen zetten binnen ons project.”
● “Ik merk dat je de afgesproken acties uit de vorige projectteamvergadering niet afgerond hebt.”
2. Geef het effect van het gedrag op jou en/of het resultaat
Laat nog geen ruimte voor reactie, maar benoem direct waarom dit nadelig is voor het project, voor jou of voor andere projectleden. Bijvoorbeeld zo:
● “Hierdoor loopt het project vertraging op.”
● “Daardoor kan Dirk niet verder met zijn deel.”
● “Ik merk dat ik me hieraan stoor.”
3. Geef ruimte voor reactie
Laat nu een stilte vallen en neem een open houding aan. Zo laat je ruimte voor een reactie. Ga vervolgens niet in discussie, maar toon begrip. Als er geen reactie komt, stel dan een vraag.
● “Hoe komt het dat het je niet gelukt is?”
● “Waarom heb je dat niet gedaan?”
● “Wat maakt dat je de afspraken niet nakomt?”
4. Geef concreet aan wat je wilt
Nu het probleem besproken is en het teamlid zijn redenen heeft aangedragen, rond je af. Vraag niet naar een oplossing, maar geef aan wat er voortaan moet gebeuren.
● “Kunnen we het volgende hier over afpreken …”
● “Ik wil je vragen om voortaan …”
Afspraken nakomen
Met deze stappen weet Dennis precies wat hij moet doen wanneer zijn teamleden hun afspraken niet nakomen: hij maakt het probleem direct bespreekbaar, reageert begripvol en geeft concreet aan wat er (voortaan) moet gebeuren. Zo blijft de sfeer goed en voorkomt hij een opstapeling van problemen en vertraging.
Deze en meer praktische vaardigheden leren voor het effectief begeleiden van een project? Schrijf je dan in voor onze training Leidinggeven aan projecten.
De meest gestelde vragen over projectmanagement
Waarom komen projectleden hun afspraken niet na?
Projectleden hebben naast hun taken in het project ook nog hun normale werk dat gedaan moet worden. Wanneer projectleden hun afspraken niet nakomen en deadlines niet halen, is de oorzaak in de meeste gevallen de gebruikelijke werkdruk.
Waarom is het erg als projectleden afspraken niet nakomen?
In een project volgen taken elkaar vaak op. Wanneer de ene is afgerond, kan pas aan de volgende begonnen worden. Wanneer één projectlid zich niet aan de afspraken houdt, loopt het hele project daardoor vertraging op.
Hoe zorg je dat projectleden hun afspraken nakomen?
Voorkomen is beter dan genezen. Maak duidelijke afspraken met de leidinggevenden van je projectleden. Bijvoorbeeld één dagdeel per week voor het project. Is werkdruk niet het probleem? Ga dan het gesprek aan met het projectlid.
