Wat is een goed gesprek en hoe voer je dat? Geen overbodige vraag voor managers voor wie gesprekken voeren feitelijk hun belangrijkste instrument is!
Een écht goed gesprek doet wat met jou en met de ander. Het heeft impact en werkt na of door vanwege het contact, de wederzijdse persoonlijke betrokkenheid en de beleving erbij. Maar ook omdat het onderwerp van het gesprek boeit en de uitkomst van het gesprek jou en de ander verder brengt.
Zeker voor leidinggevenden geldt dat ‘gesprekken voeren met medewerkers’ één van hun belangrijkste instrumenten is. Operationeel leidinggevenden die 40 tot 60% van hun tijd besteden aan gesprekken met hun medewerkers zijn eerder regel dan uitzondering. Dus aandacht voor de kwaliteit van deze gesprekken is geen overbodige luxe. En al helemaal niet wanneer je bedenkt dat goede gesprekken de intrinsieke motivatie van medewerkers kan versterken en zelfs een buffer kan vormen tegen burnout! We geven je een paar suggesties om van een ‘gewoon’ gesprek een gesprek te maken dat werkt.
Stap uit de waan van de dag
Ben jij de manager die van het ene gesprek in de andere afspraak rolt! Zonder voorbereiding op wat komt en zonder verwerkingstijd en reflectie na afloop. Even stilstaan biedt ruimte voor: Hoe ga ik eigenlijk naar dit gesprek toe? Wie is mijn gesprekspartner? Wat wil ik aan de orde stellen? En met welk doel voer ik dit gesprek? Je stapt rustiger in het gesprek als je je vooraf voorbereid op wat je wilt bereiken en je voorneemt om er een goed gesprek van te maken.
Richt je aandacht
Herken je dit? Dat je soms, terwijl je in gesprek zit, al bezig bent met de volgende afspraak of met je eigen agenda? En je dus niet echt luistert. Dat is een gemiste kans, want in het gesprek laat je dus van alles liggen en mis je het daadwerkelijke contact. Het is veel effectiever om uit te gaan van ‘Benedictijns tijdmanagement’: op tijd beginnen, op tijd stoppen en daartussen je aandacht volledig richten op in dit geval je gesprek. Dat wil zeggen, met volle aandacht bij het gesprek, jezelf en de ander aanwezig zijn. Aandacht is namelijk de beste ‘pocon’ voor een goed gesprek.
Schakel tussen de boven en de onderstroom
Wees je bewust van het feit dat elk gesprek vier niveaus van communiceren kent. De inhoud en procedure in het gesprek vormen de bovenstroom en interactie en emotie de onderstroom. Je kunt experimenteren met andere niveaus van communiceren. Vertel bijvoorbeeld hoe je de interactie ervaart: ‘Ik ervaar je als open, dat waardeer ik’. ‘Je komt op mij afwachtend over, klopt dat?’. Of vertel wat je voelt: ‘ik wordt onrustig als je zo uitweidt’. Ik merk dat ik boos word nu je weer begint over die planning’. Geheid dat je gesprekken die stroef lopen, weer vlot kunt trekken door iets in te brengen dat in de onderstroom speelt.
Experimenteer en leer
Toepassen van bovenstaande punten kan een merkbaar verschil maken in de gesprekken die je voert. Ben je er enthousiast over maar weet je niet goed waar te beginnen, dan zou je het als volgt kunnen aanpakken. Vraag je eens af bij welke van bovenstaande punten voor jou de grootste winst is te behalen. Hou het bewust klein, bijvoorbeeld ’Ik neem bij elk gesprek 5 minuten de tijd om voor te bereiden op het gesprek’ of ‘Ik neem me voor om in elk gesprek minstens een keer van niveau te wisselen’. Reflecteer na een bepaalde periode wat er verandert in je gesprekken en in welk opzicht je gesprekken beter lopen. Je kunt ook andersom beginnen, met het door jou gewenst doel voor ogen. Is er iets wat je al langer met een medewerker wilt bespreken en wat je nu aan de hand van bovenstaande suggesties voor een goed gesprek op wilt pakken?
Wel doen / niet doen
Voer je regelmatigfunctionerings- en beoordelingsgesprekken. Schuif de papieren aan de kant en voer een open gesprek met de medewerker. Zorg dat je mét elkaar van gedachten wisselt over het werk, de ontwikkelingen en de persoonlijke ambitie van de medewerker. Onderstaand enkele tips voor wat je vooral moet doen en wat je vooral moet laten om met elkaar aan de praat te raken en te blijven.
| Vooral wel doen | Vooral niet doen |
|
|
En dan nog even dit
In onze opvatting zal er bij leiderschapsontwikkeling middels training of coaching altijd aandacht moeten zijn voor “goede gesprekken voeren”. Juist omdat gesprekken voeren vaak “op je ruggenmerg”gaan, zijn de blinde vlekken en ingesleten ineffectieve patronen hier regelmatig (te) groot!!
Bronnen: Gesprekken die werken; Thema 2018 en Het nieuwe belonen, Kilian Wawoe 2017
